Configurer un Flux d’Approbation Flexible pour le Bon de Commande (SAP S/4HANA Cloud)

📘 Guide Complet : Configurer un Flux d’Approbation Flexible pour le Bon de Commande (SAP S/4HANA Cloud)

Ce guide est conçu pour tous les types d’utilisateurs, des utilisateurs finaux (“Dummies”) aux consultants et utilisateurs clés. Nous allons transformer une procédure technique  en un processus métier complet de bout en bout, incluant les concepts, la configuration détaillée, et un plan de test pratique.

Ce guide est basé sur la version SAP S/4HANA Cloud Public Edition 23081.

• 1. 💡 Concepts : Qu’est-ce que le Workflow Flexible ? (Pour les “Nuls” et Utilisateurs Finaux)

Avant de configurer, comprenons-le “pourquoi” et le “comment”.

Qu’est-ce que c’est ?

Le Workflow Flexible est la méthode moderne de SAP S/4HANA pour gérer les processus d’approbation. Voyez-le comme un “robot” de routage intelligent pour vos documents.

• Avant (L’ancienne méthode) : Les règles d’approbation (stratégies de lancement) étaient rigides, complexes et nécessitaient souvent un expert technique (un développeur) pour être modifiées.
• Maintenant (Le Workflow Flexible) : Les règles sont définies par les utilisateurs clés (Key Users) directement dans une application Fiori. C’est visuel, adaptable et ne nécessite aucun code.

Pourquoi l’utiliser ?

• Flexibilité : Vous pouvez changer les règles (ex: “Approbation requise si > 1000 EUR” au lieu de 500 EUR) en quelques clics.
• Mobilité : Les approbateurs reçoivent les tâches dans leur application My Inbox et peuvent approuver depuis leur ordinateur ou leur téléphone.
• Traçabilité : Vous voyez exactement qui doit approuver, qui a approuvé, et à quelle heure.

Le Processus de Bout en Bout (Exemple simple)

1. Création : Un acheteur crée une commande d’achat (PO) de 600 EUR.
2. Déclenchement : Le système vérifie les règles. Il voit que 600 EUR est supérieur à la limite de 500 EUR que nous avons définie.
3. Approbation : Le système bloque la PO et envoie automatiquement une tâche d’approbation au manager (ex: dans l’application My Inbox).
4. Action : Le manager ouvre la tâche, vérifie la PO, et clique sur “Approuver”.
5. Libération : Le système libère automatiquement la PO. Elle est maintenant officielle et peut être envoyée au fournisseur.

• 2. 🛠️ Guide de Configuration (Pour les Utilisateurs Clés et Consultants)

Cette section détaille le “comment” construire le processus, en suivant précisément la procédure de vos documents.

1. Prérequis

• Vous devez être connecté avec le rôle : Configuration Expert – Business Process Configuration3.
• Le workflow flexible doit déjà être activé pour le type de document d’achat (ex: NB) dans votre système. C’est une étape de configuration de base (scoping).

1. Procédure de Configuration (Étape par Étape)

Nous allons maintenant configurer une règle qui exige une approbation pour toute commande d’achat du groupe d’acheteurs 003 dont la valeur dépasse 500 EUR.

1. Accéder à l’application
• Connectez-vous à la barre de lancement SAP Fiori.
• Ouvrez l’application Manage Workflows for Purchase Orders (F2872).
• L’écran Manage Workflows s’affiche, listant tous les workflows existants7.
2. Créer le Nouveau Workflow
• Cliquez sur Ajouter (Add) pour créer un nouveau workflow.
• Dans l’onglet En-tête (Header), saisissez un nom clair.
• Nom du workflow : Test du workflow pour le bon de commande CEB.
3. Définir les Conditions de Lancement (Le “Quand”)
• Allez à la section Conditions de démarrage (Start Conditions). C’est ici que nous définissons quand ce workflow doit se déclencher.
• Condition 1 : Groupe d’acheteurs
• Dans le menu déroulant, sélectionnez Le groupe d’achats de la commande d’achat est :11.
• Entrez la valeur : 00312.
4. Condition 2 : Montant
• Cliquez sur Créer une autre condition (Create another condition)13.
• Sélectionnez Le montant total net du bon de commande est supérieur à :14.
• Entrez le Montant : 500,0015.
• Entrez la Devise : EUR16.
5. Note : Le workflow ne se déclenchera que si TOUTES ces conditions sont remplies (Groupe 003 ET Montant > 500 EUR).
6. Définir les Étapes (Le “Qui”)
• Descendez à la section Étapes (Steps) et cliquez sur Créer (Create)17.
• Type d’étape : Sélectionnez Libération du bon de commande (Release of Purchase Order)18.
7. Attribuer les Destinataires (Les Approbateurs)
• Allez à la section Destinataires (Recipients)19.
• Affectation par : Choisissez Utilisateur (User)20. (Note : Dans un scénario réel, on utilise souvent “Rôle” pour plus de flexibilité, mais nous suivons ici l’exemple).
• Utilisateur : Cliquez sur l’aide à la saisie et sélectionnez les utilisateurs spécifiques qui peuvent approuver21. (L’image montre la sélection de plusieurs utilisateurs comme Catalin Irinia, Laurent Sirot, etc.).
• Cliquez sur OK22.
• Étape à réaliser par : Sélectionnez Un des destinataires (One of the recipients)23. Cela signifie que si une seule des personnes listées approuve, l’étape est terminée.
• Cliquez sur Créer (Create) en bas de l’écran24.
8. Sauvegarder et Activer le Workflow
• Vous revenez à l’écran principal du workflow. Cliquez sur Enregistrer (Save)25.
• Le système sauvegarde votre nouvelle configuration26.
• Cliquez sur Activer (Activate) pour rendre ce workflow “live”27.
• Résultat : Votre workflow est maintenant listé et a le statut Actif (Active)28.

• 3. 🧪 Cas Pratique et Plan de Test (End-to-End)

Maintenant, vérifions que notre configuration fonctionne dans un scénario métier réel.

Objectif : Tester que le workflow se déclenche uniquement pour les PO du groupe 003 de plus de 500 EUR et qu’il est approuvé automatiquement dans les autres cas.

Rôles de Test :

• Utilisateur 1 (Acheteur) : Un utilisateur standard qui crée les commandes d’achat.
• Utilisateur 2 (Approbateur) : Un des managers que nous avons assignés dans le workflow (ex: CB998000010 – Catalin Irinia)29.

Données de Base (Exemples) :

• Fournisseur : 10300001 (Global Corp)
• Matériel : TG11 (Trading Good)
• Organisation d’achats : 1010
• Plante : 1010
• Groupe d’achats (Conditionnel) : 003 (Condition de test) 30 et 004 (Contre-test).

Plan de Test Détaillé

• 4. 🏁 Conclusion

En suivant ce guide, vous avez :

1. Compris les concepts et les avantages métier du Workflow Flexible S/4HANA.
2. Configuré un workflow d’approbation de bout en bout, en définissant les conditions de démarrage 34et les approbateurs 35à l’aide de l’application Manage Workflows for Purchase Orders36.
3. Activé le workflow pour une utilisation productive37.
4. Validé la configuration avec un plan de test métier complet pour garantir que les règles s’appliquent comme prévu.

SAP CLOUD PUBLIC EDITION 2308

Configurer un flux d‘approbation flexible pour le bon de commande (facultatif)

But

Dans cette procédure, vous configurez les conditions de lancement pour l’approbation du bon de commande.

Connectez-vous à la barre de lancement SAP Fiori en tant qu’expert en configuration – Configuration des processus métier.  La barre de lancement Fiori s’affiche.

Ouvrir Gérer les flux d’approbation  pour les bons de commande (F2872) .

L’ écran Gérer les flux s’affiche.

Choisissez Ajouter à créer et effectuez les entrées suivantes :

Nom du workflow : <Test du workflow pour le bon de commande>

Dans la section Conditions de démarrage , ajoutez les conditions préalables suivantes :

Le groupe d’achats de la commande d’achat est : Sélectionné

Groupe d’achats : 003

Choisissez Créer une autre condition et effectuez les entrées suivantes :

Le montant total net du bon de commande est supérieur à : Sélectionné

Montant : Par exemple, 500,00

Devise : EUR

Dans la zone Étapes , choisissez Créer et effectuez les entrées suivantes :

Type d’étape : Libération du bon de commande

Dans la zone Destinataires , effectuez les entrées suivantes :

Affectation par : Utilisateur

Utilisateur : Sélectionnez Utilisateur dans l’aide à la saisie (avec l’ID d’employé PURCHASING_MANAGER)

Choisissez OK .

Étape à réaliser par : Un des destinataires .

Choisissez Créer .

Choisissez Enregistrer .           Le workflow du bon de commande est configuré.

Sélectionnez l’élément de workflow que vous venez de créer et choisissez Activer .           

L’élément de workflow est activé.

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